© 2018 by RTCM Consultoria. Todos os direitos reservados

  • c-facebook

O IndexaWeb faz a GESTÃO da Informação dos seus documentos, dados ou acervo. Estejam eles estruturados ou fora de qualquer padrão específico, formatos ou mesmo em mídias variadas.

O IndexaWeb é eficaz tanto para impressos (relatórios, atas, contratos, data books, revistas, manuais, etc) bem como para materiais digitais (DOC, PDF, fotos, Whats App, extrações de banco de dados, planilhas, etc).

Seu acervo será útil com a facilidade de encontrar as informações de forma SIMPLES E ÁGIL, de forma similar como você hoje pesquisa acervos públicos na internet.

Localize o que precisa, pode ser de qualquer lugar via internet ou na sua rede local, pelo seu computador ou pelo Smartphone e Tablet. Sempre de forma segura e restrita, se assim desejar, ou de forma pública, com alta visibilidade na Web.

E para ficar ainda mais eficiente, pode começar a usar em pouco tempo e já perceber os RESULTADOS.

 

O IndexaWeb garante a máxima segurança dos seus documentos, salvaguardando requisitos fundamentais como a privacidade, encriptação de dados, partilha de informação, catalogação, controle de versões, reciclagem e gestão de vocabulários controlados e totalmente aderente as normas de Segurança e do CONARQ.

Digitalização de Documentos

Aumento da produtividade: a redução do tempo de busca por determinados documentos e o acesso rápido às suas informações serão de grande contribuição para a eficiência das transações do seu “core business”.

Otimização do espaço físico: a digitalização de documentos e arquivos permite a armazenagem destes ativos em nuvem ou em qualquer outro tipo de mídia de dados. Isso deixa o espaço físico dedicado ao acervo documental livre para atividades produtivas.

Preservação do arquivo físico: com o acesso e compartilhamento do mesmo documento na rede para vários usuários simultâneos, a preservação do arquivo físico original será garantida.

Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias: diminua o número de impressões e cópias desnecessárias e veja os indicadores de investimento no seu negócio se estabilizar.

Mais segurança para informações confidenciais: as ferramentas de organização implantadas no serviço de digitalização de documentos permitem o controle de acesso por usuários. Logo, suas informações confidenciais só serão acessadas por quem for autorizado.

Contribua com o meio ambiente: apesar de ser um ativo com rápida degradação, o papel ainda é uma das principais causas de desmatamento. Diminuir a demanda de cópias em seu ambiente de trabalho já é o primeiro passo para contribuir com a preservação da natureza e investir em sustentabilidade no seu negócio.

 
Software GED
 
Guarda de Documentos
 
Cursos específicos para sua empresa.

 

Mais espaço físico para seu negócio: com a terceirização de arquivos e documentos o espaço físico, antes destinado a este fim, poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o seu negócio.

Preservação do acervo original: Com os arquivos e documentos sob a custódia de uma empresa especializada neste tipo de arquivamento, a sua preservação e integridade estão garantidas.

Segurança: o sigilo das informações contidas nos documentos e arquivos armazenados é absoluto. Somente usuários autorizados terão acesso a tais informações e todas as movimentações relativas ao arquivo são auditadas.

Acesso à localização do seu documento via web: com software e tecnologia adequados, todos os documentos podem ser catalogados e registrados com suas devidas informações e localização física, facilitando assim seu resgate e diminuindo exponencialmente o tempo de resposta à solicitação do arquivo físico.

Padronização dos métodos de arquivamento: ao arquivar documentos organizadamente, criam-se padrões eficientes para tipificação e catalogação da massa documental abrangendo todos os departamentos de uma empresa.

Resposta imediata nas consultas aos documentos: através da indexação por uma chave principal e única, ao qual se vinculam todos os demais dados de identificação de um determinado documento, a localização e recuperação são imediatas.

Gestão do acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E, o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram no seu acervo, antecipando e evitando, desta forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.

Otimização do espaço físico: terceirize a organização do seu acervo, bem como a guarda do mesmo, e gere mais espaço físico para atividades produtivas do seu “core business”, além de contribuir para a correta distribuição, armazenagem e organização física de seu acervo.

Redução de custo da administração do acervo: dentre as tarefas inerentes à organização de documentos destaca-se a manutenção e preservação do arquivo físico. Utilizar mão de obra especializada na execução destas tarefas faz toda a diferença para a eficiência do serviço.

 

Arquivo de Documentos

O Serviço de Arquivo de Documentos (também conhecido como arquivo morto) visa principalmente assegurar que a administração de documentos escriturais (em forma de papel) ou armazenados em mídias de dados, ambos acondicionados em caixas, seja feita de maneira precisa e segura a fim de prover total eficiência do serviço para o cliente. Além da total proteção, todos os arquivos são facilmente acessíveis para revisão e modificação de seu conteúdo quando necessário.

Aprendemos que a medida em que a informação envelhece talvez você precise acessá-la com menor frequência. A RTCM Consultiria poderá ajudá-lo a determinar a otimização de seus custos com a transferência das caixas para um padrão de armazenagem diferente ou outro plano de serviços.

 

Para possibilitar práticas ideais de retenção, podemos designar a cada uma das caixas uma data fornecida pelo cliente, para avaliação de expurgo, que confirmaremos através de um serviço de notificação.

 

Segurança e Preservação: qualquer que seja o seu motivo para terceirizar a guarda de seu arquivo de documento ou mídia de dados, quando confiado a uma empresa com estrutura ideal para este fim, a segurança e preservação do seu bem é totalmente garantida.

 

Mais espaço físico sem custos diretos para estrutura: para empresas que destinam boa parte do seu espaço para acervo de documentos, principalmente os de baixa frequência de acesso, este serviço é a solução para otimizar tal área que poderá ser destinada apenas às atividades com fins lucrativos.

 

Localização e recuperação imediatas: com as ferramentas e sistemas “web” para indexação de caixas e de seus conteúdos, a busca aos seus documentos leva apenas alguns segundos. Isso porque, junto ao código de identificação das caixas, estão vinculadas todas as informações de localização em nosso arquivo.

Consultoria Arquivista e Bibliotecária
 
 
 
  • Lei de Acesso à Informação

  • Gestão de Documentos

  • Segurança da Informação

  • Arquivos correntes e procedimentos de protocolo

  • Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

  • Gestão de Documentos e Classificação das Informações

  • Preservação Digital

GED - Gestão Eletrônica de Documentos
 

Precisão e rapidez na localização de documentos: com o sistema de organização e as ilimitadas possibilidades de indexação que o GED proporciona, a localização de documentos torna-se muito mais rápida e eficiente.

Redução de custos: com a redução de impressões e cópias desnecessárias, além de manter um ambiente mais organizado, os custos no investimento de insumos e no desgaste de hardware para esta finalidade serão reduzidos.

Mais espaço físico para seu negócio: com a Gestão Eletrônica de Documentos o espaço físico antes destinado ao armazenamento de papéis poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o "core business" de seu negócio.

Automatização de processos documentais: com a Gestão Eletrônica de Documentos você  poderá focar em seu negócio, visto que o GED propicia respostas rápidas e precisas minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

Contribuir com o meio ambiente: A redução do fluxo de papel é uma ação sustentável, com isso sua organização automaticamente contribui com a preservação do meio ambiente. Experimente a vantagem competitiva sustentável desta ação!

E ainda podemos citar outros benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED:
• Fator diferencial competitivo.
• Absoluto controle dos processos de negócio.
• Diminuição no tempo de tramitação dos documentos.
• Eliminação dos riscos de extravios de documentos.
• Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos.